Une entreprise déménage en moyenne tous les 3 à 5 ans en France. On explique ces envies de changement par plusieurs facteurs. Les entreprises sont en constante évolution et leurs besoins aussi. Ainsi, il faut parfois plus d’espace pour accueillir de nouveaux employés ou au contraire choisir des locaux plus petits si on réduit les effectifs en présentiel. Loyer trop élevé, locaux peu adaptés à l’exercice de l’entreprise… Il existe de multiples situations qui mènent à un déménagement d’entreprise 📦
Un déménagement d’entreprise est particulièrement chronophage et nécessite une organisation claire et transparente. Il est primordial de s’y prendre à l’avance pour éviter le stress et les problèmes le jourJ. Le temps que demande l’organisation est assez variable en fonction de la nature de l’activité et surtout de la taille de l’entreprise. Prévoyez un mois pour les plus petites entreprises à 1 an pour les plus grosses (+ 100 employés). Nous allons vous aider à définir les étapes clés pour réussir votre déménagement d’entreprise et être prêt en temps et en heure sans grosse interruption de service 😉
Etape 1 : Définir les besoins de l’entreprise pour trouver des locaux adaptés
Rédiger le cahier des charges du déménagement
La rédaction du cahier des charges est une étape importante car un lieu de travail conditionne la vie professionnelle. Elle influence donc directement le bien-être des employés. L’impact du choix des nouveaux locaux aura donc des conséquence sur plusieurs années à venir. Ne prenez donc pas cette étape à la légère.
Ce cahier des charges devra formaliser tous les besoins de l’entreprise :
- La localisation
- La superficie recherchée
- Les infrastructures nécessaires
- Les contraintes spécifiques à l’exercice de l’entreprise : sécurité, accessibilité…
- La date d’entrée prévue
- Et bien-sûr le budget
Trouver le local idéal pour son entreprise
Après avoir défini les besoins, il faut choisir le type de local que l’on souhaite. La rédaction du cahier des charges devrait déjà vous orienter sur le type de local souhaité :
- Domiciliation commerciale dans un établissement externe
- Location de bureaux
- Espace de coworking
- Local commercial classique
Etape 2 : La todo list des formalités pour un déménagement réussi
Comment s’organiser pour un déménagement d’entreprise réussi ? Parfois on ne sait pas par où commencer 📝 Le déménagement impacte le fonctionnement de l’entreprise. Il doit se faire en toute transparence et impliquer les salariés dans le déménagement.
Au moins six mois avant le déménagement
L’une des premières choses à réaliser est de déposer son préavis. Pour un bail commercial la durée légale minimum du préavis est de 6 mois. Ce temps peut être réduit en cas de convention à l’amiable avec votre bailleur.
Au moins trois mois avant le déménagement
Le choix du prestataire va être déterminant dans le bon déroulement du déménagement d’entreprise. N’hésitez pas à faire établir des devis par plusieurs prestataires spécialisés pour connaître tous les choix qui s’offrent à vous.
Si le prestataire du déménagement ne le propose pas, optez pour une assurance afin de protéger vos biens.
Deux mois avant le déménagement
Nous savons que l’être humain est généralement réticent au changement. Il peut donc être intéressant de faire visiter les locaux aux employés pour qu’ils puissent se projeter. Prévoyez également de requalifier les contrats de travail en fonction des clauses géographiques y figurant.
Comme toute location immobilière, il va falloir réaliser un état des lieux avant de les quitter. C’est le moment idéal de réaliser les petits travaux dans les locaux actuels pour récupérer la caution et ne pas avoir de problème avec le bailleur post-déménagement. ⚒️
Un mois avant le déménagement
Contrat téléphonique, internet, électricité, assurance… Pour éviter toute interruption de votre activité, il va falloir échanger avec vos prestataires de services afin de souscrire et résilier vos anciens contrats.
Une entreprise échange avec de nombreux organismes quotidiennement. Par conséquent, il est important de communiquer votre nouvelle adresse afin de mettre à jours tous les documents officiels. Les organismes à ne surtout pas oublier sont : l’URSSAF, la sécurité sociale et la préfecture.
Il faudra également communiquer à cette période votre nouvelle adresse aux clients et collaborateurs. N’oubliez pas de mettre à jour vos supports de communications️ ️️️️🗣️ : site web, carte de visites…
Si votre entreprise a accumulé de nombreuses archives, c’est le moment idéal de demander à vos employés de faire le tri et de classer les documents. Il est par ailleurs conseillé de stocker ses archives dans un lieu sécurisé et privatif.
Etape 3 : Le jour du déménagement de l’entreprise
Astuce de la part de professionnels du déménagement : favorisez les périodes creuses pour déménager : c’est moins coûteux. Le prix des prestataires du déménagement augmente de juin à août car la demande est forte.
C’est le jour J, les déménageurs vont se charger de récupérer les cartons et le mobilier. Nous vous conseillons de désigner 1 à plusieurs personnes, selon la taille de votre entreprise, prête à superviser le déménagement.
A la fin du déménagement du mobilier, il convient de faire le ménage dans l’ancien et le nouveau local car le déménagement est souvent source de poussière et saleté.
N’oubliez pas d’inaugurer le lieu avec un tour des locaux et un pot d’inauguration 😉
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