3 étapes pour réussir un déménagement d’entreprise

Une entreprise déménage en moyenne tous les 3 à 5 ans en France. On explique ces envies de changement par plusieurs facteurs. Les entreprises sont en constante évolution et leurs besoins aussi. Ainsi, il faut parfois plus d’espace pour accueillir de nouveaux employés ou au contraire choisir des locaux plus petits si on réduit les effectifs en présentiel. Loyer trop élevé, locaux peu adaptés à l’exercice de l’entreprise… Il existe de multiples situations qui mènent à un déménagement d’entreprise 📦

Un déménagement d’entreprise est particulièrement chronophage et nécessite une organisation claire et transparente. Il est primordial de s’y prendre à l’avance pour éviter le stress et les problèmes le jourJ. Le temps que demande l’organisation est assez variable en fonction de la nature de l’activité et surtout de la taille de l’entreprise. Prévoyez un mois pour les plus petites entreprises à 1 an pour les plus grosses (+ 100 employés). Nous allons vous aider à définir les étapes clés pour réussir votre déménagement d’entreprise et être prêt en temps et en heure sans grosse interruption de service 😉

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Etape 1 : Définir les besoins de l’entreprise pour trouver des locaux adaptés

Rédiger le cahier des charges du déménagement

La rédaction du cahier des charges est une étape importante car un lieu de travail conditionne la vie professionnelle. Elle influence donc directement le bien-être des employés. L’impact du choix des nouveaux locaux aura donc des conséquence sur plusieurs années à venir. Ne prenez donc pas cette étape à la légère. 

Ce cahier des charges devra formaliser tous les besoins de l’entreprise :

  • La localisation
  • La superficie recherchée
  • Les infrastructures nécessaires
  • Les contraintes spécifiques à l’exercice de l’entreprise : sécurité, accessibilité… 
  • La date d’entrée prévue
  • Et bien-sûr le budget

Trouver le local idéal pour son entreprise

Après avoir défini les besoins, il faut choisir le type de local que l’on souhaite. La rédaction du cahier des charges devrait déjà vous orienter sur le type de local souhaité :

Etape 2 : La todo list des formalités pour un déménagement réussi

Comment s’organiser pour un déménagement d’entreprise réussi ? Parfois on ne sait pas par où commencer 📝 Le déménagement impacte le fonctionnement de l’entreprise. Il doit se faire en toute transparence et impliquer les salariés dans le déménagement. 

Au moins six mois avant le déménagement

L’une des premières choses à réaliser est de déposer son préavis. Pour un bail commercial la durée légale minimum du préavis est de 6 mois. Ce temps peut être réduit en cas de convention à l’amiable avec votre bailleur.

Au moins trois mois avant le déménagement 

Le choix du prestataire va être déterminant dans le bon déroulement du déménagement d’entreprise. N’hésitez pas à faire établir des devis par plusieurs prestataires spécialisés pour connaître tous les choix qui s’offrent à vous.

Si le prestataire du déménagement ne le propose pas, optez pour une assurance afin de protéger vos biens.

Deux mois avant le déménagement

Nous savons que l’être humain est généralement réticent au changement. Il peut donc être intéressant de faire visiter les locaux aux employés pour qu’ils puissent se projeter. Prévoyez également de requalifier les contrats de travail en fonction des clauses géographiques y figurant. 

Comme toute location immobilière, il va falloir réaliser un état des lieux avant de les quitter. C’est le moment idéal de réaliser les petits travaux dans les locaux actuels pour récupérer la caution et ne pas avoir de problème avec le bailleur post-déménagement. ⚒️

Un mois avant le déménagement

Contrat téléphonique, internet, électricité, assurance… Pour éviter toute interruption de votre activité, il va falloir échanger avec vos prestataires de services afin de souscrire et résilier vos anciens contrats.

Une entreprise échange avec de nombreux organismes quotidiennement. Par conséquent, il est important de communiquer votre nouvelle adresse afin de mettre à jours tous les documents officiels. Les organismes à ne surtout pas oublier sont : l’URSSAF, la sécurité sociale et la préfecture.

Il faudra également communiquer à cette période votre nouvelle adresse aux clients et collaborateurs. N’oubliez pas de mettre à jour vos supports de communications️ ️️️️🗣️ : site web, carte de visites…

Si votre entreprise a accumulé de nombreuses archives, c’est le moment idéal de demander à vos employés de faire le tri et de classer les documents. Il est par ailleurs conseillé de stocker ses archives dans un lieu sécurisé et privatif.

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Etape 3 : Le jour du déménagement de l’entreprise

Astuce de la part de professionnels du déménagement : favorisez les périodes creuses pour déménager : c’est moins coûteux. Le prix des prestataires du déménagement augmente de juin à août car la demande est forte.

C’est le jour J, les déménageurs vont se charger de récupérer les cartons et le mobilier. Nous vous conseillons de désigner 1 à plusieurs personnes, selon la taille de votre entreprise, prête à superviser le déménagement.

A la fin du déménagement du mobilier, il convient de faire le ménage dans l’ancien et le nouveau local car le déménagement est souvent source de poussière et saleté. 

N’oubliez pas d’inaugurer le lieu avec un tour des locaux et un pot d’inauguration 😉

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Guide de déménagement : tout ce qui est à anticiper

Déménager marque une nouvelle étape dans la vie, il s’agit d’un nouveau départ. Qu’il s’agisse de quitter une location ou un achat, déménager sans rien oublier, c’est savoir s’organiser pour anticiper !

Planifier pour gagner du temps

Il est important d’anticiper les démarches liées à l’ancien et au nouveau logement

Tout d’abord, s’il s’agit d’une location, il faut donner son préavis à son bailleur informant de son départ. Pour cela, envoyez une lettre recommandée 1 à 3 mois à l’avance. Ce délai est défini par zone, il suffit de vérifier son contrat de bail pour connaître l’échéance du préavis. Cette date varie entre un meublé ou un non-meublé et en fonction de la zone géographique, tendue ou non. Cette première étape est primordiale pour ne pas avoir à payer son logement après son départ. 

En quittant une location, il est nécessaire (et non obligatoire) de réaliser un état des lieux – ici de sortie, avec le propriétaire ou un organisme certifié mandaté. L’état des lieux de sortie permet de fixer sur papier l’état du logement à la fin du contrat de bail. Il s’agit d’un document comparatif avec l’état des lieux d’entrée et donc en l’absence de dégât. Cette visite et ce document permettent de récupérer la caution versée au début du bail.

Un document d’état des lieux est donc à prévoir, il s’agit d’un formulaire officiel conforme aux exigences de la loi pour être valable. Des versions en ligne sont disponibles, elles permettent aux locataires et propriétaires de réaliser facilement et de manière conforme cette démarche.

☝️ Il faut savoir que l’état des lieux n’est pas obligatoire mais fortement recommandé pour éviter tout problème avec la caution ; que vous soyez propriétaire ou locataire ce document vous protège. 

Si vous êtes propriétaire de votre logement, il faut se rapprocher de votre syndicat de copropriété pour les informer de votre départ et donc demander à suspendre les frais de copropriété. Cette démarche, facile, permet de ne plus payer les différents frais après son départ et donc de régulariser la situation sans avoir à se faire rembourser ou à payer les frais restants après son départ. 

L’administratif à ne pas négliger

Que vous soyez locataire ou propriétaire, ces démarches sont les mêmes. Il s’agit de toute la partie administrative. Cette partie est importante pour que tous les organismes publics changent votre adresse. Il faut compter 2 mois pour que les démarches administratives soient prises en compte. 

Les organismes publics utilisant l’adresse postale pour de nombreuses démarches, il est primordial de les informer du changement d’adresse. Malgré la diversité d’organismes à prévenir, cette information peut être prise en compte par l’ensemble des services en même temps. Pour ce faire, il suffit d’en informer le service public sur leur page dédiée. 

De plus, il faut changer les documents d’identité avec la nouvelle adresse de domiciliation et s’annoncer en mairie pour s’inscrire sur les listes électorales de la ville d’accueil. Ce sera l’occasion de s’informer auprès de la mairie car beaucoup d’entre elles organisent des événements pour intégrer les nouveaux arrivants et les renseigner pour leurs démarches.

L’eau, l’électricité et le gaz: démarches à anticiper 

Après avoir informé les organismes publics, il faut aussi informer de ce changement d’adresse les organismes privés. En effet, il faut prévoir au moins 15 jours en ce qui concerne les démarches liées aux différents fournisseurs d’électricité et de gaz ainsi que celui d’eau ou encore d’internet. ⚡

Nous vous conseillons de respecter ce délai pour éviter les mauvaises surprises à l’entrée dans le logement. En effet, si le jour de votre arrivée, l’électricité n’est pas disponible dans le logement car votre fournisseur n’a pas pu faire les démarches à temps cela devient une source d’anxiété et de frais pour faire venir en urgence un technicien. Ainsi, anticiper cette démarche permet d’éviter les problèmes. Cela nous octroie également le temps le temps de comparer et de trouver le ou les fournisseurs voulus. Il s’agit souvent d’une occasion pour changer de fournisseur d’électricité par exemple en choisissant un fournisseur moins cher. Mais, anticiper cette démarche c’est aussi constater la nécessité de souscrire chez certains fournisseurs. En effet, au moment de la visite on peut, par exemple, se rendre compte du manque de réseau. On put donc avoir besoin d’une box internet pour pouvoir travailler ou surfer sur le web sereinement.

Le jour J: les cartons et le stockage des meubles

De même, il est important de s’organiser lors du déménagement, pour cela, il faut trouver des cartons ou des emballages pour ranger ses affaires. Il vous est possible de les acheter à différentes entreprises. 

Une fois, l’appartement vidé il faut trouver une zone où stocker les meubles qui n’iront pas de suite dans le nouveau logement. Pour cela, il est possible de louer des box de stockage à des entreprises. Cela vous permettra d’aménager le nouveau logement sans avoir tout stocké dans ce dernier. 

Il faut donc se renseigner pour connaitre toutes les démarches à effectuer avant de déménager dans un nouveau logement. Donc, pour ne pas ressentir de stress, il est primordial d’anticiper car chaque procédure administrative prend du temps, il faut donc s’organiser pour ne rien oublier et pour que tout soit prêt à temps dans l’ancien et dans le nouveau logement.

 

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