Le déménagement d’une entreprise est un processus complexe qui nécessite une planification minutieuse pour une transition sans accroc. Nous vous donnons les démarches à suivre, avant, pendant, et après le déménagement.
Avant le déménagement
Préparation du projet
Avant même de planifier le déménagement physique de votre entreprise. Il est important et essentiel d’informer les employés sur les potentiels changements à venir. Une communication transparente, vous permettra d’appréhender la suite des événements de manière sereine et convenable. Dans cette même démarche, identifier les nouveaux locaux, en prenant en compte l’emplacement, l’accessibilité et les besoins de votre entreprise.
Planification du déménagement
C’est le moment de définir une date de déménagement. Nous vous conseillons de réaliser le déménagement en week-end, ce qui vous laisse le temps nécessaire pour aménager les lieux. Fixez une date qui minimise l’impact sur les opérations journalières de votre entreprise. Faites appel à une société de déménagement expérimentée. Vous organisez ainsi le transport de vos biens et équipements d’entreprise en sécurité.
Formalité administrative et contrats
Avant de réaliser le changement de local, assurez-vous de régler toutes les formalités administratives. Cela comprend la modification de l’adresse légal de l’entreprise, le transfert de vos services publics et la mise à jour des contrats et factures avec les fournisseurs de service essentiel.
Pendant le déménagement
Domiciliation temporaire de votre entreprise
Pendant la phase de transition d’un local à l’autre, il peut être intéressant et bénéfique pour votre entreprise d’avoir recours à la domiciliation temporaire. Vous garantissez ainsi la poursuite de vos activités sans interruption pendant le déménagement. Des entreprises de self-stockage proposent ce service à destination des professionnels.
La location d’espace de stockage
Vous aurez surement besoin d’un endroit, d’une pièce, dans vos anciens locaux pour stocker biens, équipements et cartons le temps de la transition. Pensez à la location d’un box dans un centre de stockage à proximité de votre entreprise. Cela vous permettra de ne pas encombrer vos locaux, et vous maintenez ainsi un espace propice à la productivité pour votre équipe, sans perturber leur environnement de travail. En ayant recours à la location d’un box, vous gardez vos biens et équipements en sécurité jusqu’à ce que vous soyez prêt à les récupérer. Notez en plus, que la plupart des contrats de locations sont sans engagement !
Télétravail et espace de co-working
Pour maintenir la productivité, envisagez d’adopter des pratiques de travail flexible, si votre domaine le permet, telle que le télétravail ou la location temporaire d’espace de co-working. Vous assurez ainsi la continuité des vos activités. De plus, vous permettez à votre équipe de travailler efficacement malgré la transition en cours.
Après le déménagement
Déclaration officiel de changement de lieu
Après avoir pris possession des nouveaux locaux de votre entreprise, assurez-vous de faire une déclaration officielle de changement de siège social. Cela garantit que votre entreprise est correctement enregistrée à sa nouvelle adresse.
Mise à jour des documents administratifs
Il est maintenant temps de mettre à jour tous les documents administratifs de votre société. Vous permettez ainsi à vos partenaires commerciaux et clients de détenir les informations correctes pour vous trouver et vous contacter.
Prévenir les partenaires et la clientèle
Informez tous vos partenaires commerciaux et clients du déménagement. Faite une communication sur ce changement, mettez à jour votre site web, partagez l’information sur vos réseaux sociaux, si vous en disposez.
Conclusion
Un déménagement d’entreprise réussi nécessite une préparation minutieuse, une communication transparente et une exécution impeccable. En suivant les étapes décrites ci-dessus et en travaillant en collaboration avec des professionnels du déménagement, vous assurez à votre entreprise une transition en douceur vers ses nouveaux locaux. N’oubliez pas que la clé du succès réside dans la planification, la flexibilité et la communication constante avec les parties prenantes internes et externes.
Sarah Kabasu