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Comment faciliter la mise en place du télétravail dans votre entreprise

Les entreprises françaises connaissent depuis Décembre des remous dans leur activités habituelles. Grève de la SNCF, puis Coronavirus, le déplacement des individus est devenu compliqué. 

Depuis quelques années, l’émergence des technologies de l’information et de la communication a permis aux personnes qui le souhaitent de travailler depuis chez eux . Si le télétravail était principalement utilisé par les auto-entrepreneurs, la réalité a changé.  En cette période de confinement, le télétravail est devenu la norme pour les métiers qui le permettent. Ce contexte favorable au télétravail est d’ailleurs l’occasion pour vous aussi de mettre en place des méthodes de travail à distance au sein de votre entreprise. 

Que prévoit la loi ?

La loi ne préconise pas de technique de télétravail particulière pour le secteur privé. En revanche, elle précise les modalités de mise en place du télétravail. Par exemple, dans le cas général, le télétravail peut être proposé dans le cadre d’un accord collectif entre l’employé et l’entreprise. En cas de situation particulière, comme lors d’une épidémie, elle peut être imposée par l’entreprise.

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L’employeur doit s’assurer que l’agent qui télétravaille dispose des outils informatiques lui permettant d’assurer ses missions. On y retrouve : les ordinateurs, les périphériques, les outils de téléphonie ou encore les logiciels nécessaires au bon travail de l’employé.

Les outils de communication à distance

La communication interne est un aspect très important de la vie au travail, qu’elle soit à la maison ou au bureau avec ses collègues.

Afin de répondre aux besoin de communication il faut utiliser ce qu’on appelle les VoIP. Il s’agit de la technologie web permettant de transmettre du contenu vocal ou multimédia.

Parmi les logiciels les plus adaptés aux échanges professionnels on retrouve Skype. Son efficacité n’est plus à prouver, ce logiciel a fait ses preuves. Il permet de diffuser sa caméra, sa voix, son écran mais aussi des fichiers avec un ou plusieurs collaborateurs.

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Aussi créée par le groupe Microsoft, il existe une alternative payante : la solution Teams. Il dispose des mêmes atouts que Skype mais avec un avantage en plus, celui de s’intégrer totalement avec les outils de la suite bureautique (Word, Excel, etc…).

Si votre entreprise est plus habituée à travailler avec les outils de la suite Google, nous vous conseillons Google Hangouts. Ce logiciel de vidéoconférence permet d’échanger avec 10 participants votre voix, votre caméra et des fichiers images. 

Les outils de créations de documents collaboratifs

Le travail à distance sur un même document par plusieurs collaborateurs peut se révéler difficile en terme de versionnage des fichiers. il existe des solutions adaptées pour palier à ce type de problème. Notamment celle de travailler à l’aide d’outils bureautiques en ligne. Ceux-ci permettent de travailler en direct sur le même fichier. Ainsi tout le monde a accès aux mêmes informations au même moment.

La première solution est la suite Microsoft Online. Elle permet d’accéder aux logiciels Word, Excel et Powerpoint sur son navigateur. Plusieurs personnes peuvent ainsi vous rejoindre gratuitement pour travailler sur le même fichier.

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L’alternative à cette solution est la suite Google. Gratuite et efficace elle permet tout comme Microsoft Online de créer des fichiers de traitement de texte, des tableurs et des diaporamas. Vous pouvez également personnaliser votre expérience en ajoutant des plugins proposés gratuitement, adaptés aux besoins de votre entreprise.

Nous vous souhaitons un bon courage pour les jours à venir ! 

A bientôt (on l’espère) chez Atout-Box !

Source : Service Public français

 

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