Si votre bureau commence à déborder de documents administratifs, d’anciens dossiers et autres paperasses, il est peut-être temps d’envisager de louer un box de stockage à Montpellier. Utiliser un espace de stockage externe, pour vos archives, vous permettra d’utiliser vos bureaux de façon plus efficace et d’éliminer le désordre.
Atout Box vous donne 5 astuces pour organiser de manière efficiente votre stockage de documents.
Stockez que ce dont vous avez besoin dans votre box de stockage à Montpellier
Triez soigneusement vos documents avant de les ranger dans des boites. Ne gardez que les documents dont vous avez absolument besoin. Vérifiez bien, combien de temps vous êtes censés garder chaque papier en cas de contrôle de l’URSSAF (La législation varie en fonction de votre entreprise).
Supprimez les doublons
Il est courant pour les entreprises d’imprimer le même document deux ou trois fois voire au-delà. Avant de stocker tous vos documents, supprimez tous les doublons. Cela vous permettra d’économiser de l’espace et de l’argent.
Utilisez des boîtes d’archives
Utilisez des boîtes d’archives pour trier vos documents et économiser de la place. Essayer de remplir au maximum l’espace disponible dans chaque boîte afin de pouvoir archiver un maximum de document sans perdre de place dans votre box de stockage à Montpellier.
Gardez votre box de stockage organisé
Étiquetez clairement vos boîtes d’archives afin de pouvoir les retrouver facilement à une date ultérieure si nécessaire. Stockez tous les documents importants, auxquels vous aurez besoin d’accéder régulièrement, à l’avant de votre box de stockage à Montpellier.
Nous vous recommandons également d’organiser vos boîtes par année et par fonction des documents. Par exemple, conservez toutes les factures de 2017 dans la même boîte. Cela vous permettra d’économiser beaucoup de temps si vous avez besoin de retrouver tel ou tel papier.
Faites le tri régulièrement dans votre box
Comme vu précédemment, il est important de savoir quels documents vous avez vraiment besoin de garder et combien de temps vous devez les conserver. Pensez donc, quand vous entreposez vos boîtes dans votre box de stockage à Montpellier, à mettre de coté celles dont vous pourrez vous débarrasser l’année suivante. Placez-les proches de la porte afin de pouvoir les sortir facilement quand le moment sera venu.
Besoin d’archiver les documents de votre entreprise dans un box ? Contactez les spécialistes du stockage chez Atout Box pour plus d’informations sur nos solutions de stockage.