Comment louer un espace de travail ? Par où commencer ? Ce sont des questions que se posent bon nombre de professionnels. Que ce soit les entrepreneurs, les jeunes créateurs d’entreprise, les freelances ou encore les salariés en télétravail.
Ensemble, nous allons déblayer toute cette masse d’infos pour retenir le principal. Et ainsi, vous donner les armes pour vous lancer dans la recherche de l’espace de travail qu’il vous faut. 💪
Choisir le type d’espace de travail qu’il vous faut
Savez-vous exactement quelle est la différence entre un espace de coworking, un bureau à partager et un bureau privatisé ? Un rappel ne fait jamais de mal !
L’espace partagé (ou coworking)
L’espace coworking ou le bureau à partager est un lieu déjà aménagé. C’est un espace de type « open space » avec des équipements pour que vous puissiez travailler confortablement. Il y a par exemple des prises électriques intégrées aux tables de travail, un accès au wifi illimité, des imprimantes connectées, un coin repas avec frigo pour les encas, etc…
Ce type d’espace de travail est parfaitement adapté aux petites entreprises et aux freelances. Il s’agit d’une solution idéale pour débuter. En effet, travailler hors de son chez-soi est possible à des tarifs tout à fait abordables. Le tout, avec un environnement agréable et propice au travail.
Le petit + Atout-Box : le petit-déjeuner est offert ! Vous trouverez aussi une machine à café en grains (eh oui, le goût y est nettement meilleur !) 🥐☕
Le bureau privé
Le bureau privé est, quant à lui, individuel. Il s’agit d’un endroit qui peut être aménagé ou non. Il sera aussi plus tranquille et permettra ainsi de recevoir des clients, fournisseurs ou collaborateurs plus facilement ! Vous aurez également votre propre accès wifi et vous pourrez personnaliser le lieu à votre goût. À condition de ne pas abimer les murs bien entendu ! 😜
Un compromis entre bureau partagé et bureau privé ?
La 3ème option est tout simplement un compromis entre les 2 types d’espace de travail. Comment est-ce possible vous nous demandez ? Eh bien certains espaces partagés proposent également un accès à un bureau privé. La seule condition étant de ne pas dépasser un certain nombre d’heures. L’avantage de cette solution est d’avoir accès à un espace de travail. Mais aussi de pouvoir accueillir du monde à un coût plus faible qu’un bureau privé.
La domiciliation commerciale
Notez que selon votre activité, vous pourriez faire usage de la domiciliation commerciale. Il peut ainsi s’agir d’un critère déterminant à ne pas oublier lors de votre choix d’espace de travail.
Pour ce qui ne savent pas de quoi il s’agit, voici le concept en quelques mots. Une entreprise met à votre disposition une adresse postale pour y enregistrer votre siège social. La loi encadre ce type de service, ce qui permet donc de vous protéger. Il vous permet d’enregistrer votre entreprise dans une grande ville à moindre frais. Cumulé à l’utilisation du coworking vous pour pourrez centraliser vos courriers et travailler dans un même et unique endroit ! 📫
Dans le cadre d’une activité ou vous côtoyez beaucoup de monde, la domiciliation permet également de préserver votre vie privé. Vous ne serez plus obligé de renseigner votre adresse postale personnelle.
Les tarifs de la location
Le tarif de la location va déprendre de plusieurs facteurs, tels que la ville choisie et le type d’espace de travail. Pour les bureaux privés, la superficie du bureau influera également sur le prix.
Un espace de coworking coûtera entre 70€ et 250€ à Nîmes par exemple. Pour un petit bureau (1 à 2 personnes), comptez environ 350€ TTC par mois.
Trouver votre espace de location idéal
Vous l’aurez compris, avant de vous lancer dans la recherche active d’un local pouvant vous accueillir il faut définir vos critères les plus importants. Parmi eux :
- Le type d’espace souhaité : un bureau privé ou un espace de coworking (proposant un espace prive ou non)
- La localisation : la ville et sa situation dans la ville
- Les options que propose l’espace de travail : domiciliation commerciale, wifi illimité, coins repas…
- Son budget
Voici quelques sites web pour peut-être trouver votre futur lieu de travail :
Atout-Box (Montpellier et Nîmes) : https://www.atout-box.fr/
ubiq (France) : https://www.ubiq.fr/recherche
Open Tourisme Lab – Accélérateur & Coworking (Nîmes) : https://www.opentourismelab.com/
L’aménagement de votre espace de travail
Si votre choix se porte sur l’espace coworking, vous n’avez aucun autre éléments a prévoir ! À part votre ordinateur et votre sourire ! 😉
Dans un bureau privé, vous pourrez généralement le décorer à votre guise pour vous y sentir comme chez vous. N’hésitez pas à jeter un coup d’œil au contrat afin de vérifier ce qui est prévu. Certains bureaux demandent de ne rien percer ou coller sur les murs.
Attention, le bailleurs réalise un état des lieux à chaque entrée et chaque sortie.
Les documents à présenter pour débuter la location
Lorsque vous trouverez votre espace de travail idéal, la seconde étape sera de compléter les formalités. Celles-ci ne devraient pas vous prendre de cours. Car elles ressemblent aux dossiers pour un logement traditionnel.
Vous devrez vous munir de :
- Une caution
- Un extrait K-bis de moins de 3 mois
- Un bilan comptable
- Un RIB
- Un justificatif de souscription à une assurance
Il s’agit d’une liste non exhaustive mais qui est déjà un très bon début pour constituer votre dossier !
Dans le cadre d’une location d’un espace de coworking, il y aura généralement moins de prérequis à remplir.
Ca y est, vous êtes au courant des différentes étapes pour louer votre futur espace de travail. Vous n’avez plus qu’à vous installer !
